PRIVACY POLICY

SWEEVY PLATFORM

Wij hechten veel belang aan uw recht op privacy en doen alle inspanningen om uw persoonsgegevens te beschermen overeenkomstig de geldende wetgeving inzake gegevensbescherming, met name de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679 (“AVG”) en de nationale uitvoeringswetgeving.

In deze Privacy Policy leggen wij uit welke persoonsgegevens wij van u verzamelen, voor welke doeleinden wij deze gegevens zullen verwerken, op welke rechtsgrond wij deze verwerking baseren, aan wie uw persoonsgegevens kunnen worden doorgegeven, hoe lang wij uw gegevens bewaren, hoe wij uw gegevens beschermen en welke rechten u heeft met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens.

1. Wie zijn wij?

Kinecoach VH is een besloten vennootschap naar Belgisch recht, met maatschappelijke zetel te Lekkestraat 18, 1840 Londerzeel (België), en ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 0691.591.687 (“Kinecoach”, “wij” of “ons”).

Kinecoach heeft een platform opgezet, bestaande uit een mobiele softwareapplicatie uitgerust met iOS en Android (de “Sweevy App”) en een webplatform voor professionals (het “Sweevy Platform”), met als doel om kinesitherapeuten en personal trainers te helpen bij de digitalisering van hun diensten. In het kader van deze activiteiten, verzamelen, gebruiken, bewaren, delen of verwerken wij anderszins persoonsgegevens. Op grond van de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, kwalificeren wij als ‘verwerkingsverantwoordelijke’ met betrekking tot deze persoonsgegevens.

1. Van wie verzamelen wij persoonsgegevens?

In het kader van onze activiteiten (zoals hierboven omschreven), verwerken wij persoonsgegevens van professionele en niet-professionele gebruikers die zich inschrijven voor het Sweevy Platform en/of de Sweevy App, van prospecten, van personen die zich inschrijven op onze elektronische nieuwsbrief, van bezoekers van onze website, en van contactpersonen bij professionele gebruikers van het Sweevy Platform en/of de Sweevy App.

1. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij kunnen van u onderstaande persoonsgegevens verzamelen, voor zover deze gegevens relevant zijn voor de doeleinden waarvoor wij ze nodig hebben zoals uiteengezet in Titel 4 hieronder. Telkens wanneer bepaalde gegevens verplicht in te vullen zijn, en andere gegevens slechts optioneel, zal dit duidelijk worden aangegeven, zodat u kan kiezen om ons uw persoonsgegevens te verstrekken of niet.

Identificatie- en contactgegevens	Persoonlijke identificatiegegevens: naam, voornaam, adres, land, telefoonnummer, e-mailadres, in voorkomend geval bedrijfsnaam en BTW nummer
	Paswoorden en accountgegevens van personen die zich inschrijven op het Sweevy Platform en/of de Sweevy App
	Electronische identificatiegegevens: informatie verzameld via cookies (lees onze Cookie Policy)
Financiële bijzonderheden	Bankrekeningnummers (enkel de laatste 4 nummers) and betalingsprovider
	Financiële transacties: bedragen die u moet betalen en heeft betaald overzicht van de betalingen, enz.
Persoonlijke kenmerken	Personal bijzonderheden: geboortedatum, geslecht, taal
Beroep en betrekking	Bedrijf of organisatie, functie
Beeldopnamen	Camera and/or video recordings
Gezondheidsgegevens	Gegevens m.b.t. gezondheid (bv. medisch dossier, diagnose, behandeling)
Andere	Andere gegevens die u ons meedeelt

1. Voor welke doeleinden gebruiken wij uw persoonsgegevens en op welke rechtsgrond baseren wij deze verwerking?

Wij kunnen bovenstaande persoonsgegevens gebruiken voor de volgende doeleinden:

• Voor klantenbeheer;

• Om onze dienstverlening te verbeteren;

• Voor de verificatie en toegang tot uw account op het Sweevy Platform en/of de Sweevy App;

• Voor het beheer van (facturatie-)geschillen en claims;

• Voor het beheer van onze website;

• Voor het behandelen van vragen en klachten van klanten;

• Voor marketingdoeleinden (indien u zich heeft ingeschreven op onze elektronische nieuwsbrief).

Voor uw volledige informatie, kan u hieronder de voor deze verwerkingen relevante rechtsgronden terugvinden:

• De verwerking van persoonsgegevens voor het leveren van diensten en voor de opvolging van verkopen en facturatie, om u bepaalde informatie te verstrekken inzake de aangekochte dienst, of in het kader van de behandeling van klachten van klanten, baseren wij op de noodzaak voor de uitvoering van een overeenkomst;
• De verwerking van persoonsgegevens voor elektronische direct marketing doeleinden (het versturen van onze elektronische nieuwsbrief), baseren wij op uw opt-in toestemming. Enkel wanneer u ondubbelzinnig te kennen heeft gegeven dat u onze elektronische nieuwsbrief graag wenst te ontvangen (u bent hierin volledig vrij), zullen wij u hiervoor registreren.

Weet dat u op ieder moment het recht heeft om uw toestemming opnieuw in te trekken, zonder dat wij hiervoor enige kost aanrekenen en zonder dat dit voor u negatieve gevolgen heeft. U kan dit doen per e-mail (zie hieronder) of via de opt-out link opgenomen in elk van onze marketing e-mails.

• De verwerking van uw gezondheidsgegevens baseren we op uw uitdrukkelijke toestemming. Wij zullen uw gezondheidsgegevens enkel verwerken indien u ondubbelzinnig te kennen heeft gegeven dat u akkoord gaat met deze verwerking (u bent hierin volledig vrij).

Weet dat u op ieder moment het recht heeft om uw toestemming in te trekken, zonder dat wij hiervoor enige kost aanrekenen en zonder dat dit voor u negatieve gevolgen heeft. U kan dit doen per e-mail (zie hieronder).

• In alle andere gevallen baseren wij de verwerking van uw persoonsgegevens op onze gerechtvaardigde belangen (bv. het belang om prospecten en mogelijke klanten te contacteren, om consumenten te informeren over ons aanbod en om onze business te promoten in het algemeen, zowel online als offline).

1. Aan wie kunnen wij uw persoonsgegevens doorgeven?

Wij kunnen uw persoonsgegevens doorgeven aan volgende partijen:

• Onze dienstverleners die als ‘verwerkers’ voor ons optreden zoals IT/cloud dienstverleners, PR/marketing dienstverleners, creatieve agentschappen.
• Onze professionele adviseurs zoals advocatenkantoren en boekhouders.
• Overheidsinstanties zoals overheidsdiensten, politiediensten of het gerecht, indien wij hiertoe wettelijk verplicht zijn.
• Universiteiten die studies en/of onderzoeken kunnen uitvoeren.

Bij doorgiften aan derde partijen, zorgen wij er steeds voor dat wij passende beschermingsmaatregelen nemen. Waar nodig zullen wij bijvoorbeeld een overeenkomst inzake doorgifte of een verwerkersovereenkomst sluiten, waarin beperkingen voor het gebruik van uw persoonsgegevens en verplichtingen met betrekking tot de beveiliging van uw persoonsgegevens worden vastgelegd.

Uw persoonsgegevens worden niet uitgeleend of verkocht aan derde partijen voor marketingdoeleinden zonder uw voorafgaande uitdrukkelijke toestemming. Uw persoonsgegevens worden niet doorgegeven aan landen buiten de Europese Economische Ruimte.

1. Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden niet langer bijgehouden dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld en verwerkt (zoals hierboven beschreven). Nadien is het wel nog mogelijk dat zij terug te vinden zijn in onze back-ups of archieven, maar zullen zij niet langer actief in een bestand worden verwerkt.

Meer specifiek, hanteren wij volgende bewaartermijnen:

• Persoonsgegevens opgenomen in boekhoud- financiële of andere officiële documenten zullen worden bijgehouden zolang als deze documenten wettelijk moeten worden bijgehouden;
• Persoonsgegevens vereist voor de uitvoering en opvolging van een contractuele relatie zullen worden bijgehouden gedurende de gehele duurtijd van die relatie en 10 jaar na de beëindiging ervan;
• Persoonsgegevens verkregen in de context van onze klachtenbehandeling zullen gewist (of geanonimiseerd) worden van zodra de klacht afgehandeld is;
• Persoonsgegevens verkregen voor marketingdoeleinden zullen worden bijgehouden zolang als wij u relevante mailings versturen en gedurende maximaal 1,5 jaar nadien. Van zodra wij merken dat uw contactgegevens niet langer accuraat of actief zijn, of wanneer u beslist om zich uit te schrijven, zullen uw persoonsgegevens niet langer bijgehouden worden voor deze doeleinden; en
• Wat betreft de persoonsgegevens verzameld via cookies, verwijzen we naar onze Cookie Policy die u hier kan terugvinden.

Enkel indien wij daartoe wettelijk verplicht zijn, of indien dit nodig is om onze belangen in rechte te verdedigen (bijvoorbeeld in geval van een geschil), zullen wij uw persoonsgegevens voor een langere periode bewaren.

Meer informatie over onze bewaartermijnen is beschikbaar op eenvoudig verzoek.

1. Hoe beschermen we uw persoonsgegevens?

Wij nemen de nodige administratieve, technische en organisatorische maatregelen om een veiligheidsniveau te waarborgen dat past bij de specifieke risico's die we hebben geïdentificeerd.

Wij beschermen uw persoonsgegevens op die manier zo goed als mogelijk tegen vernietiging, verlies, wijziging, ongeoorloofde openbaarmaking van of toegang tot persoonsgegevens die worden verzonden, opgeslagen of anderszins verwerkt.

Verder proberen we er steeds voor te zorgen dat we uw persoonsgegevens accuraat en up-to-date houden. Wij verzoeken u daarom vriendelijk om ons op de hoogte te stellen van eventuele wijzigingen in uw persoonsgegevens (zoals een wijziging van uw contactgegevens).

Meer informatie over onze beveiligingsmaatregelen is beschikbaar op eenvoudig verzoek.

1. Wat zijn uw rechten en hoe kunt u deze uitoefenen?

Binnen de grenzen gedefinieerd in de artikelen 15-22 van de AVG, heeft u de volgende wettelijke rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• Recht op inzage: u heeft het recht om van ons bevestiging te krijgen over of we uw persoonsgegevens al dan niet verwerken, om inzage te verkrijgen van die persoonsgegevens en hoe en waarom ze verwerkt worden, alsook een kopie te ontvangen van die gegevens.
• Recht op verbetering: u heeft het recht om een verbetering te verkrijgen van uw persoonsgegevens of om te vragen dat wij uw persoonsgegevens vervolledigen wanneer u merkt dat wij onjuiste of onvolledige gegevens van u verwerken.
• Recht op verwijdering (‘recht om vergeten te worden’): u heeft in bepaalde specifieke gevallen het recht om gegevenswissing te verkrijgen.
• Recht op beperking: U heeft het recht om in bepaalde specifieke gevallen de verwerking van uw persoonsgegevens te laten beperken.
• Recht op overdraagbaarheid: U heeft het recht om de persoonsgegevens die u aan ons heeft verstrekt, te verkrijgen in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm, en om die persoonsgegevens aan een andere verantwoordelijke (te doen) overdragen.
• Recht van bezwaar: U heeft het recht om vanwege met uw specifieke situatie verband houdende redenen bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang.
• Recht van bezwaar tegen direct marketing: U heeft ook het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor direct marketing doeleinden. Dit recht is absoluut – wij zullen hier dan ook steeds gevolg aan geven.

U kan bovenstaande rechten uitoefenen door een e-mail te sturen naar support@sweevy.be, of in geval van het recht van bezwaar tegen direct marketing ook via de opt-out link opgenomen in onze marketing e-mails.

De uitoefening van deze rechten is in beginsel gratis. Enkel bij onredelijke of herhaaldelijke verzoeken kunnen wij hiervoor een redelijke administratieve kost aanrekenen.

Wij trachten steeds zo snel mogelijk te antwoorden op uw verzoeken of vragen. Het is mogelijk dat wij u eerst om een identiteitsbewijs vragen om uw identiteit te controleren.

Voor verdere informatie en advies over bovenstaande rechten verwijzen wij u naar de website van de Gegevensbeschermingsautoriteit: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

Behalve voormelde rechten, heeft u ook steeds het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit in verband met de verwerking van uw persoonsgegevens door ons. U kan de autoriteit bereiken via contact@apd-gba.be of per post op volgend adres:

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35
1000 Brussel

1. Wijziging van deze privacy policy

Van tijd tot tijd kan het nodig zijn om deze Privacy Policy te wijzigen. Wanneer we veranderingen aan de policy publiceren, veranderen we de datum van de "laatste update" onderaan het document. De meest recente versie van onze Privacy Policy is te allen tijde beschikbaar op onze website.

1. Contact

Indien u vragen of bedenkingen zou hebben omtrent deze Privacy Policy of de verwerking van uw persoonsgegevens door ons, kan u steeds contact met ons opnemen per e-mail op support@sweevy.be, of per brief aan Kinecoach VH BV, Lekkestraat 18, 1840 Londerzeel (België).

Laatste update: 16-06-2021